Zasady korzystania z poczty elektronicznej przez pracowników

Współczesne miejsce pracy wymaga efektywnej komunikacji, a poczta elektroniczna odgrywa kluczową rolę w codziennych interakcjach. Każdy pracownik powinien przestrzegać kilku podstawowych zasad, aby zapewnić profesjonalizm i bezpieczeństwo w korespondencji mailowej. Należy dbać o jasność i zwięzłość wiadomości, unikać używania nieodpowiednich załączników oraz dbać o prywatność danych. Ważne jest również, aby stosować odpowiednie powitania i zakończenia, a także regularnie monitorować skrzynkę odbiorczą, aby nie przeoczyć istotnych informacji. Przestrzeganie tych zasad przyczyni się do lepszej organizacji pracy i pozytywnego wizerunku firmy. 

  • W przypadku przesyłania danych osobowych poza organizację należy wysyłać pliki zaszyfrowane/spakowane (np. programem 7 zip, winzipem, winrarem) i zahasłowane, gdzie hasło powinno być przesłane do odbiorcy telefonicznie lub SMS.
  • W przypadku zabezpieczenia plików hasłem, obowiązuje minimum 10 znaków: duże i małe litery i cyfry lub znaki specjalne.
  • Użytkownicy powinni zwracać szczególną uwagę na poprawność adresu odbiorcy dokumentu.
  • Zaleca się, aby użytkownik podczas przesyłania danych osobowych mailem zawarł w treści prośbę o potwierdzenie otrzymania i zapoznania się z informacją przez adresata.
  • WAŻNE: Nie otwierać załączników (.zip, .xlsm, .pdf, .exe) w mailach z niewiadomego pochodzenia. Są to zwykle „wirusy”, które infekują komputer oraz często pozostałe komputery w sieci. WYSOKIE RYZYKO UTRATY BEZPOWROTNEJ UTRATY DANYCH.
  • WAŻNE: Nie wolno „klikać” na hiperlinki w mailach, gdyż mogą to być hiperlinki do stron z „wirusami”. Użytkownik „klikając” na taki hiperlink infekuje komputer oraz inne komputery w sieci. WYSOKIE RYZYKO UTRATY BEZPOWROTNEJ UTRATY DANYCH.
  • Należy zgłaszać informatykowi przypadki podejrzanych emaili.
  • Użytkownicy nie powinni rozsyłać „niezawodowych” emaili w formie „łańcuszków szczęścia", np. Życzenia Świąteczne adresowane do 230 osób.
  • Podczas wysyłania maili do wielu adresatów jednocześnie, należy użyć metody „Ukryte do wiadomości – UDW”. Zabronione jest rozsyłanie maili do wielu adresatów z użyciem opcji „Do wiadomości”!
  • Użytkownicy powinni okresowo kasować niepotrzebne maile.
  • Konta pocztowe służbowe są odseparowane od poczty prywatnej.
  • Mail służbowy jest przeznaczony wyłącznie do wykonywania obowiązków służbowych.
  • Zakazuje się wysyłania korespondencji służbowej na prywatne skrzynki pocztowe pracowników lub innych osób.
  • Zabrania się użytkownikom poczty elektronicznej konfigurowania swoich kont pocztowych do automatycznego przekierowywania wiadomości na adres zewnętrzny. 
  • Korzystanie z maila dla celów prywatnych nie może wpływać, na jakość i ilość świadczonej przez Użytkownika pracy oraz na prawidłowe i rzetelne wykonywanie przez niego obowiązków służbowych.
  • Przy korzystaniu z maila, Użytkownicy mają obowiązek przestrzegać prawa własności przemysłowej i prawa autorskiego.
  • Użytkownicy nie mają prawa korzystać z maila w celu rozpowszechniania treści o charakterze obraźliwym, niemoralnym lub niestosownym wobec powszechnie obowiązujących zasad postępowania.

+48 602 597 030

goreckiwoj.biz@gmail.com

Ulica Ogrodowa 4/7, 44-238 Czerwionka-Leszczyny

Świadczymy kompleksowe usługi Inspektora Ochrony Danych Osobowych, zapewniając zgodność z RODO, KSC, NIS2. Przygotowujemy dokumentację i prowadzimy szkolenia, dostosowując Twoje procesy do wymogów prawnych i rynkowych.

Firma

Usługi

Społeczności

KONTAKT

Masz pytania?